Ein Erfahrungsbericht:

Erfolgreiche Übernahme der Gehaltsabrechnungen für die Kreisstadt Bad Hersfeld

Im Mai 2014 stand der Beschluss  der Bad Hersfelder Stadtverordnetenversammlung fest:
„Die Aufgaben der Gehaltsabrechnung werden an den KVK GehaltsService übertragen.“

Zu dieser Entscheidung hatte die Überlegung geführt, dass die dafür bisher zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt für andere wichtige Aufgaben eingesetzt werden sollten.

Mit dem Beschluss der Stadtverordnetenversammlung fiel der Startschuss für die Migration der Gehaltsabrechnungsfälle in das Entgeltabrechnungsprogramm LOGA, das vom KVK GehaltsService genutzt wird. Dieses Programm wird von unserem Kooperationspartner ekom21 bereitgestellt.

Kurze Vorbereitungszeit
Schon bald wurde ein anspruchsvolles Ziel festgelegt: Bereits die Gehaltsabrechnung für den Januar 2015 sollte vom KVK GehaltsService durchgeführt werden. Bis dahin stand nicht mehr viel Zeit zur Verfügung. In mehreren Projektsitzungen wurden die terminlichen, fachlichen und technischen Abstimmungen getroffen. Alle am Projekt Beteiligten der Stadt Bad Hersfeld, der ekom 21 und des KVK GehaltsServices arbeiteten sehr engagiert und konstruktiv zusammen, um die rund 550 Gehaltsabrechnungsfälle aus dem bisher von der Stadt genutzten Gehaltsabrechnungsverfahren in das LOGA-Verfahren zu überführen.

Reibungsloser Start im Januar 2015
Der große Einsatz aller Beteiligten hat sich gelohnt: Die Datenmigration wurde zeitgerecht abgeschlossen, die Testphase erfolgreich durchlaufen und die erste Gehaltsabrechnung für den Monat Januar 2015 erfolgte pünktlich und problemlos. Inzwischen ist die die Abwicklung der Gehaltszahlungen und alles, was an Beratung und Serviceleistungen damit verbunden ist, für die Stadt Bad Hersfeld  und ihre Beschäftigten schon zu einer Selbstverständlichkeit geworden.

Eine besondere Herausforderung: Die Gehaltsabrechnung für die Beschäftigten der Bad Hersfelder Festspiele
Die Stadt Bad Hersfeld ist für ihre Festspiele in der Stiftsruine weit über die Region hinaus bekannt. Auch die überwiegende Anzahl der Gehaltsabrechnungen für die Schauspieler und der weiteren Beschäftigten, die für die Festspiele tätig sind, werden ebenfalls vom KVK GehaltsService abgewickelt. Hier galt es, die Besonderheiten der Tarife und Vertragskonditionen in das LOGA-Programm zu überführen. Dies erforderte eine Reihe von Anpassungen, sowohl fachlich als auch technisch. Auch diese Herausforderung haben wir erfolgreich gemeistert.